Radu Ionescu: „Un sistem de time management este un sistem care ne permite să obținem timpul necesar pentru priorități”

Într-un mediu haotic, în care sarcinile sunt numeroase, un sistem de time management și o bună întrebuințare a delegării aduc eficiență și performanță. Radu Ionescu, consultant Ascendis, ne vorbește despre practicile care maximizează eficiența profesională.

Ce înseamnă, de fapt, un sistem de organizare a timpului?

Un sistem de time management este un sistem care ne permite să obținem timpul necesar pentru adevăratele noastre priorități. Time managementul nu își propune să „înghesuie” cât mai multe activități în fiecare zi, ci să ne permită să avem timp pentru activitățile ce aduc valoare pentru noi.

Ce este delegarea eficientă?

Delegarea este reușită dacă îndeplinește cel puțin două funcții:

  • Ne eliberează de activități care nu sunt în topul activităților importante pentru noi
  • Motivează angajații cărora le delegăm acele activități și îi ajută să „crească” în competență.

Ce practici maximizează eficiența personală?

Există practici care ne ajută personal să devenim mai eficienți: să reușim să nu mai facem activități neimportante, să nu mai acceptăm să ni se răpească timpul, să gestionăm întreruperile. Dar în cadrul acestui demers abordăm și metode prin care să eficientizăm activitățile colaborative, întâlnirile din cadru companiei („ședințele”).

Ce trebuie să faci pentru a rămâne concentrat pe activitățile importante?

Trebuie să începem prin a înțelege diferența dintre eficacitate și eficiență: diferența dintre a face lucrurile care trebuie făcute și a face lucrurile cum trebuie făcute.

Ambele sunt importante și ambele sunt desigur tratate în curs, dar începem prin a ne defini prioritățile, valorile și lucrurile cu adevărat importante: cele pentru care de fapt vrem să câștigăm timp, făcând acest curs de time management.

Cum putem depăși întreruperile, pentru a nu ne afecta eficiența?

Exista practici utile pentru a evita întreruperile cauzate de mijloacele de comunicare (telefonul, e-mail-ul).  Dar nu numai: întreruperile uneori inoportune ale colegilor, ale șefilor sau ale subalternilor.

Există instrumente și practici care ne ajută să obținem rezultatele pe care le dorim, să readucem telefonul și e-mail-ul la statutul de unelte care să ne facă mai eficienți, să ne ușureze viața în loc să ne devină dușmani.

Când este momentul propice pentru a delega sarcini?

În mai multe instanțe: de exemplu de fiecare dată când avem de rezolvat o sarcină care nu este importantă, care nu este prioritară pentru rolul nostru în cadrul companiei.

Cum evităm riscurile delegării?

Trebuie să cunoaștem întâi cum să delegăm și cui. Și mai este importantă și atitudinea față de acest proces: delegarea trebuie să fie benefică și pentru noi (să ne ajute să câștigăm timp) dar și celui căruia îi delegăm sarcina: rezolvarea sarcinii trebuie să îi aducă și lui beneficii.

Ce ne ajută să identificăm persoana potrivită pe care să o delegăm pentru o anumită sarcină?

Asiaticii au o mentalitate pozitivă, care vine din educația în spiritul respectului pentru autoritate, dar și din cultura companiilor lor. Spre deosebire de multe companii occidentale în care transmiterea cunoștințelor pe care le ai echivalează cu a pierde ceva din puterea pe care ți-o dă faptul că ești singurul calificat, singurul capabil, de neînlocuit etc., în multe dintre companiile nipone cu care am interacționat, în momentul în care ești numit pe o poziție începi deja să-ți pregătești succesorul. Altfel nu vei putea avansa: vei fi indispensabil în poziția de care la un moment dat te vei plictisi…

O bună persoană pentru delegare este discipolul tău.

Ce sfaturi le-ați da celor care lucrează într-un mediu haotic, pentru a lucra la capacitatea lor maximă?

Să înceapă prin a se educa mai întâi pe ei, să găsească mai întâi echilibrul interior, stabilitatea. Să știe ce vor de la ceilalți și cum să comunice cu ei.